各顾问单位：

我所在参与顾问单位日常纠纷解决过程中，发现普通存在以下问题，律师建议各顾问单位引起注意，避免引起不必要的纠纷和造成不必要的损失，甚至被追究渎职刑事法律责任：

一、有的顾问单位将复印件作为存档资料，而将原件留置在承办人手里（后承办人员将原件资料丢失），导致发生纠纷时无法查找到相关的原件资料，面临败诉。

    建议：应归档的资料应保存原件，复印件由承办人保管。

二、有的单位在群众信访案件中，只进行了口头调查，未形成书面调查材料，就作出书面信访回复，当信访人不服信访回复，依法提起行政诉讼后，因无法提供作出信访回复的证据而导致行政败诉（某局级单位已经发生）。

    建议：对涉及有信访案件的单位，对信访人作出书面回复时应全面调查反映的问题，收集保存信访证据，预防行政诉讼败诉。

三、有的单位签订合同时，没有收集对方法人身份信息，执照或者组织机构代码，法人授权委托书，导致签订的合同有瑕疵或者被骗，2012年有人被追究渎职。

    建议：在合同签订过程中，应仔细审查签约对方单位或个人的相关信息（比如签约对方是单位的，那么他的法定代表人的基本信息是否正确，组织机构代码是否正确，该单位是否经过有关部门登记注册而实体存在,如果负责人没有亲自在合同上签字，必须要求前来签订合同的人提供授权委托书等等，这些证件必须要收集存档，不能只看一眼），其次，审查对方是否有履行能力，避免因审查不严谨造成不必要的损失，甚至被追究渎职刑事法律责任。

四、有的单位档案资料随便给人复制，复制人却以此为证据起诉提供的单位（最近某镇已经出现），增大诉讼风险，使本单位在诉讼和纠纷处理过程中处于不利地位。

    建议：档案资料不能随便外借或者提供给他人复印，如果是有关人员凭手续调取，也要审查调查人获取档案资料的目的，在复印件上必须批注该复印件只用于XXX用途，不作其他用途使用，以免增加单位的风险责任。

                                        杨义禄律师

                                      2013年1月10日