各顾问单位:
我所在参与顾问单位日常纠纷解决过程中,发现普通存在以下问题,律师建议各顾问单位引起注意,避免引起不必要的纠纷和造成不必要的损失,甚至被追究渎职刑事法律责任:
一、有的顾问单位将复印件作为存档资料,而将原件留置在承办人手里(后承办人员将原件资料丢失),导致发生纠纷时无法查找到相关的原件资料,面临败诉。
建议:应归档的资料应保存原件,复印件由承办人保管。
二、有的单位在群众信访案件中,只进行了口头调查,未形成书面调查材料,就作出书面信访回复,当信访人不服信访回复,依法提起行政诉讼后,因无法提供作出信访回复的证据而导致行政败诉(某局级单位已经发生)。
建议:对涉及有信访案件的单位,对信访人作出书面回复时应全面调查反映的问题,收集保存信访证据,预防行政诉讼败诉。
三、有的单位签订合同时,没有收集对方法人身份信息,执照或者组织机构代码,法人授权委托书,导致签订的合同有瑕疵或者被骗,2012年有人被追究渎职。
建议:在合同签订过程中,应仔细审查签约对方单位或个人的相关信息(比如签约对方是单位的,那么他的法定代表人的基本信息是否正确,组织机构代码是否正确,该单位是否经过有关部门登记注册而实体存在,如果负责人没有亲自在合同上签字,必须要求前来签订合同的人提供授权委托书等等,这些证件必须要收集存档,不能只看一眼),其次,审查对方是否有履行能力,避免因审查不严谨造成不必要的损失,甚至被追究渎职刑事法律责任。
四、有的单位档案资料随便给人复制,复制人却以此为证据起诉提供的单位(最近某镇已经出现),增大诉讼风险,使本单位在诉讼和纠纷处理过程中处于不利地位。
建议:档案资料不能随便外借或者提供给他人复印,如果是有关人员凭手续调取,也要审查调查人获取档案资料的目的,在复印件上必须批注该复印件只用于XXX用途,不作其他用途使用,以免增加单位的风险责任。
杨义禄律师
2013年1月10日
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